Diese 4 Meetings für Führungsteams empfiehlt Patrick Lencioni

Viele kennen Patrick Lencioni von seinem Buch ‘Death by Meeting’. In ‘The Advantage’ beschreibt er vier Typen von Besprechungen, die für Führungsteams wichtig sind. Ein spannender Ansatz, der Führungsteams klare Anhaltspunkte gibt, um ihre eigene Besprechungskultur zu hinterfragen.

Zielgruppe des Blog-Beitrags

Menschen, die ihre Besprechungs- und Meeting-Kultur verbessern wollen. Sei es als Mitarbeiter oder als Führungskraft. Und alle, die einen kurzen Überblick über das Buch von Patric Lencioni erhalten wollen.

Inhaltsverzeichnis

Diese vier Typen von Besprechungen, die für Führungsteams wichtigsind

  1. Täglicher Check-In
  2. Taktische Besprechungen
  3. Situative Themenbesprechungen
  4. Strategische Weiterentwicklung
The Advantage
The Advantage

Täglicher Check-In

Jeder Teilnehmer berichtet in der täglichen Besprechung kurz über Termine und aktuelle Themen. Dieser Austausch dauert maximal 10 Minuten. Es gibt keine Agenda. Das Meeting findet im Stehen statt.

Meist schließen sich an das Stehmeeting kurze Zweier- oder Dreiergespräche an. In diesen werden strittige Themen geklärt, bevor diese eskalieren. Ein abgestimmteres Handeln in der Organisation wird möglich.

Der regelmäßige Kontakt fördert die Bildung von Vertrauen zwischen den Akteuren. Die Akteure gewinnen Klarheit im Umgang miteinander. Probleme erscheinen früher auf dem Fokus und ermöglichen einen größeren Handlungsspielraum in der Bearbeitung. Vor dem Entstehen von Missverständnissen werden Unterschiede kommunizier- und bearbeitbar. Die Anzahl der Emails und Sprachnachrichten im Führungsteam nimmt ab.

Deshalb sollte die Zeit für den täglichen Abgleich – nach Möglichkeit – freigehalten werden.

Täglich,

5 bis 10 Minuten

Taktische Besprechungen

Sie sind das Herz der Zusammenarbeit. Hier entscheidet sich, ob Teams wirksam werden oder im Nebel der Unwirksamkeit verweilen.

Die Agenda wird zu Beginn der Besprechung erstellt. In den ersten 10 Minuten hat jeder Akteur 30 Sekunden Zeit seine Prioritäten für die Woche kurz zu beschreiben. Patrick Lencioni schreibt von einer ›Real-Time Agenda‹.

Danach besprechen die Akteure ihre ›One-Page-Scorecard‹ des Teams. Die Frage: »How are we doing against the thins we said are most important?« bildet die Grundlage für die folgende Bewertung (5 bis 10 Minuten).

Dabei dient ein Ampelsystem zur Unterstützung. Grün bedeutet »im Plan«, Gelb steht für »es ist ok, jedoch sind wir nicht im Plan« und Rot für »wir sind weit vom Plan entfernt«. Wer mit drei Farben nicht auskommt, kann Orange und Hellgrün einführen.

Nach der Farbfestlegung fällt der Fokus meist auf die Themen mit gelben oder roten Punkten. Unterschiedlichen Ansichten zu einem Thema, verstehen die Akteure als Chance für weiteren Austausch.

Wöchentlich

45 bis 90 Minuten

Situative Themenbesprechungen

Diese Besprechungart ist für aktuelle Themen vorgesehen. Für sie ist in der taktischen Besprechung nicht ausreichend Zeit.

Typischen Themen sind

  • neue Mitbewerber,
  • neue Technologie,
  • dramatische Umsatzeinbußen,
  • erhebliche Produkt- oder Produktionsprobleme,
  • eine massive Häufung von negativer Stimmung bei den Mitarbietern (…).

Patrick Lencioni führt auf, dass solche Themen bisher meist nicht die erforderliche Zeit und Energie erhalten. In den situativen Themenbesprechungen widmet sich das Team einem Thema (und nur diesem Thema).

Die Erfahrung von Patrick Lencioni zeigt, dass es im Durchschnitt einmal pro Monat stattfindet.

Nach Bedarf (monatlich)

2 bis 6 Stunden

Strategische Weiterentwicklung

Dieses Treffen steht unter dem Motto Perspektivenwechsel. Grundlage ist ein Tagungsort außerhalb der Organisation. Es betrifft nicht das operative Geschäft oder aktuelle Probleme. Ziel ist es einen Schritt zurückzutreten, Abstand zu gewinnen und neue Einsichten zu gewinnen.

Typische Themenfelder sind

  • die Hinterfragung der strategischen Annahmen,
  • ein Diskurs über Veränderungen in der eigenen Branche,
  • neue Wettbewerbsentwicklungen,
  • die Leistung und Weiterentwicklung von wichtigen Mitarbeitern,
  • die eigene Gruppenleistung als Führungskräfteteam.

Als wichtige Aspekte betrachtet Patrick Lencioni die Felder: Team, Klarheit, Kommunikation und Menschen. Für diesen Besprechungstyp empfiehlt er einen externen Moderator. Damit sich alle Akteure auf den Austausch und die Inhalte konzentrieren können.

Quartalsweise

1 bis 2 Tage

Abschließende Betrachtung

Für alle, die sich jetzt fragen, ob das nicht ein bisschen viel ist, vier Typen von Meetings, schlägt Patrick Lencioni vor, dass die bisherige Meetingzeit pro Monat addiert wird. Nach seinem System kommt er auf 25 Stunden pro Monat. Dies entspricht 16 % einer 40-Stunden-Woche. Er erläutert die vorbeugende Wirkung dieser Meetings. Spätere Unklarheiten verringern sich.

Er plädiert deutlich für weniger Meetings, diese jedoch in einer höheren Qualität! Dazu zählt am Ende für alle Akteure für Klarheit zu sorgen, wer was an wen kommuniziert. Dieser Aspekt wird oft vergessen und unterschätzt.

Literatur, Webseiten